إذا كنت تدير حسابات وسائل التواصل الاجتماعي لعملاء أو علامة تجارية أو مؤسسة، فمن المؤكد أنك شعرت بهذا المزيج من فوضى، وهرج ومرج في اللحظات الأخيرة، وموافقات لا تنتهيأفكار تولد قوية ثم تموت في سلسلة رسائل بريد إلكتروني، ومنشورات تُترك معلقة لأن "شخصاً ما يجب أن يراجعها"، وحملات تفقد زخمها بسبب عمليات سيئة الإعداد.
والخبر السار هو أن هذا الاضطراب ليس حتمياً. مسار الموافقة على وسائل التواصل الاجتماعي المصمم جيدًا يمكنك الانتقال من مطاردة المدراء والعملاء للحصول على الموافقة إلى نظام واضح وسريع ومنظم، حيث يعرف كل فرد ما عليه فعله، ومتى، وبأي أداة. سنستعرض، خطوة بخطوة وبدقة متناهية، كيفية إعداد هذا النظام باستخدام كل ما نعرفه عن أفضل الممارسات، وأدوات السوق، والخبرات العملية لفرق سبق لها أن خاضت هذه التجربة.
ما هو بالضبط مسار الموافقة على وسائل التواصل الاجتماعي؟
يُعدّ تدفق الموافقة على وسائل التواصل الاجتماعي هو مجموعة من الخطوات والأشخاص والأدوات يشمل ذلك جميع المعنيين منذ لحظة اقتراح فكرة محتوى وحتى نشرها (أو حذفها) على صفحات العلامة التجارية. كما يشمل تحديد من يقوم بالإنشاء، ومن يراجع، ومن يوافق، وكيفية تنسيق العملية برمتها.
عملياً، هذا يعني أنه قبل الضغط على زر "نشر" أو "جدولة"، يمر المحتوى بـ الأشخاص المناسبون للتحقق من ذلكالفريق الداخلي، أو مديرو التسويق، أو الإدارة القانونية، أو العميل نفسه، وذلك بحسب نوع المؤسسة. لا يتم تحميل أي شيء على وسائل التواصل الاجتماعي "بشكل عفوي" دون مراجعة مسبقة متفق عليها.
في الوكالات، تكون عملية الموافقة هذه عادةً أكثر تعقيداً لأن جانب العميل يدخل في العملية: أصحاب المصلحة الداخليون لدى العميل الذين لهم حق التعبير والتصويتالأقسام التي ترغب في مراجعة الرسائل المتعلقة بمجال اختصاصها، والمدراء الذين يرغبون في الاطلاع على كل شيء قبل إرساله. إذا لم تتم إدارة هذا الأمر بشكل جيد، فسيصبح عائقاً دائماً.
تقوم كل شركة بتكوين نظامها بطريقتها الخاصة، ولكن جميع عمليات الموافقة على محتوى وسائل التواصل الاجتماعي تقريباً تشترك في بعض السمات المشتركة. لبنات العمل الأساسية التي تتكرر دائماً، مع طبقات أكثر أو أقل.
المكونات الرئيسية لعملية الموافقة
عندما تقوم بتحليل أي سير عمل للموافقة، ستجد تسلسلًا واضحًا إلى حد ما من المراحل التي، سواء في جدول بيانات أساسي أو منصة متقدمة، تغطي دائمًا نفس الأشياء. لحظات دورة المحتوى.
تتضمن عملية الموافقة الكاملة على وسائل التواصل الاجتماعي عادةً هذه المكونات الرئيسية: التخطيط، والإنشاء، والمراجعة، والتصحيح، والنشريكمن الفرق بين النظام الفعال والنظام الكارثي عادةً في كيفية ربط هذه المراحل ومن يشارك في كل خطوة.
تخطيط المحتوى. هنا يتم تحديد الحملات والمواضيع والأهداف وتواتر النشر. وهنا يتم وضع الصيغة النهائية للمحتوى، بما في ذلك القنوات المستخدمة، والأسلوب، والتواريخ التقريبية، مما يترجم الاستراتيجية إلى خطة عملية. جدول محتوى واقعي.
انشاء محتوى. في هذه المرحلة، يقوم الكتّاب والمصممون والمحررون بتحويل الأفكار إلى عناصر ملموسة: نصوص، ورسومات، وفيديوهات، وعروض تقديمية، وقصص، وما إلى ذلك. ومن الأهمية بمكان أن يتبع كل هذا... إرشادات العلامة التجارية ومتطلبات المنصة.
مراجعة المحتوى. بمجرد تجهيز المحتوى، يتم مشاركته مع الأشخاص المعنيين الذين يحتاجون إلى تقديم ملاحظاتهم: مديرو وسائل التواصل الاجتماعي، ومديرو التسويق، والإدارات الأخرى ذات الصلة، أو العميل نفسه. ويتم مراجعة الرسالة، والأسلوب، ودقة المعلومات، والملاحظات المحتملة. مخاطر السمعة أو قانونياً.
مراجعة التغييرات. بعد جمع الملاحظات، يقوم الفريق الإبداعي بإجراء التعديلات اللازمة وإعداد القطع مرة أخرى لـ المراجعة الثانية والنهائيةيجب إغلاق المحتوى هنا إلا في حالات استثنائية للغاية.
البرمجة والنشر. بمجرد الموافقة، يقوم فريق وسائل التواصل الاجتماعي بجدولة المحتوى في أداة متخصصة ليتم نشره تلقائيًا في التواريخ والأوقات المحددة، أو يقوم بنشره يدويًا إذا كان المحتوى حساسًا جدًا للسياق.
أنواع سير العمل الخاص بالموافقة: من المرن إلى شديد التحكم
لا تحتاج جميع الفرق إلى نفس مستوى التحكم. فبحسب حجم المؤسسة، أو القطاع، أو مستوى المخاطر، يمكن أن تتراوح آلية الموافقة على وسائل التواصل الاجتماعي من عملية بسيطة وشبه اختيارية إلى عملية معقدة. التسويق متعدد المستويات مع عدة توقيعات مطلوبة.
يُعد اختيار نوع الموافقة المناسب أمرًا أساسيًا: فالموافقة المتساهلة جدًا تسمح بمرور الأخطاء؛ أما الموافقة الصارمة جدًا فتؤدي إلى... أنت تقتل السرعة والإبداعهذه هي أكثر النماذج شيوعاً المستخدمة بالفعل في الأدوات الاحترافية.
الموافقات اختيارية. يتم إنشاء المحتوى وجدولته دون موافقة رسمية، ولكن بعض المدراء لديهم خيار مراجعته متى شاؤوا. وهذا مفيد في الفرق الصغيرة ذات ثقة عالية وإرشادات أسلوب واضحة.
الموافقات الإلزامية. لا يتم نشر أي محتوى إلا بعد موافقة جهة محددة (مدير وسائل التواصل الاجتماعي، مدير العلامة التجارية، أو العميل). وهذا مثالي عندما تحتاج العلامة التجارية إلى رقابة صارمة على الرسائل أو عند العمل مع عملاء متطلبين.
الموافقات متعددة المراحل. يخضع المحتوى لمراجعة داخلية (على سبيل المثال، من قبل الاستراتيجي والشؤون القانونية) قبل إرساله إلى العميل أو مدير آخر. وهذا مفيد للغاية للحملات المعقدة، أو القطاعات الخاضعة للتنظيم، أو الشركات الكبيرة ذات المصالح الداخلية المتعددة.
الموافقات التلقائية. وفقًا لقواعد محددة مسبقًا (أنواع المحتوى، والكميات، والمواضيع غير الحساسة)، تُعتبر المنشورات مُعتمدة إذا لم يُعلّق عليها أحد خلال الإطار الزمني المحدد. يساعد هذا النموذج على تبسيط كميات كبيرة من المحتوى دون فقدان السيطرة.
صمم سير عمل للموافقة خطوة بخطوة
إن إنشاء آلية موافقة جيدة على وسائل التواصل الاجتماعي لا يقتصر على اختيار أداة فحسب، بل يشمل أيضاً تحديد... الأدوار والقواعد والأوقات ونقاط التفتيش ضمن عملية المحتوى الخاصة بك. الفكرة هي أن يعرف الجميع ما يجب القيام به، ومتى، وكيف تتناسب الموافقات مع العمليات اليومية.
سترى بعد ذلك تصميم مخطط انسيابي إنه شامل للغاية ويمكنك تكييفه مع واقعك: سواء كنت تعمل بمفردك مع متدرب، أو كنت تدير فريق وسائل التواصل الاجتماعي لمنظمة كبيرة تضم أقسامًا متعددة وعملاء داخليين مشاركين.
1. تحديد الأشخاص الرئيسيين وأدوارهم
أول خطوة هي تحديد من سيشارك في اللعبة وبأي صفة. ومن الأخطاء الشائعة السماح كثير من الناس يعبّرون عن آرائهم دون دور واضح.مما يؤدي إلى جولات من التغييرات ويبطئ النظام بأكمله.
في عملية الموافقة السليمة، من المفيد تحديد أدوار كهذه، على الرغم من أن الأسماء قد تختلف باختلاف الشركة: المبدعين، والاستراتيجيين، وصناع القرار، والناشرين، ومديري المجتمعات.
صانعي المحتوى. يتحمل الكتّاب والمصممون ومصورو الفيديو وأي شخص آخر يشارك في إنتاج المنشورات والقصص والمقاطع القصيرة والعروض الدائرية وما إلى ذلك، مسؤولية ضمان أن المحتوى يلبي الموجز والنبرة والمواصفات الفنية.
خبراء استراتيجيات المحتوى. هم من يربطون المنشورات بأهداف العمل واستراتيجية العلامة التجارية الشاملة. وهم يضمنون أن ما يُنشر وهذا منطقي ضمن الحملة التسويقية ومسار التحويل.وهي ليست مجرد حوادث معزولة.
صناع القرار (العميل أو الرؤساء). من الأفضل أن يقوم شخص أو شخصان على الأكثر بتجميع الملاحظات من جانبهم. على سبيل المثال، مدير تسويق العميل أو مدير الاتصالات الذي سيرسل الملاحظات. التعليقات الموحدةوليس 10 رسائل بريد إلكتروني منفصلة.
المسؤولون عن النشر. هم عادةً مساعدون أو مديرون لوسائل التواصل الاجتماعي، مسؤولون عن جدولة ونشر المحتوى المعتمد، مع مراعاة الجداول الزمنية والتنسيقات. يجب أن يكون لديهم إلمام جيد بـ أداة النشر وصلاحياتها.
مديري المجتمعات. على الرغم من أنهم لا يشاركون دائمًا في عملية الموافقة المسبقة، إلا أنهم يحتاجون إلى الظهور لتكييف عملية الإشراف، وإعداد الردود القياسية، وتحديد المخاطر المحتملة للتعليقات المرتبطة بالمنشورات الجديدة.
2. حدد المراحل التي تتطلب موافقة إلزامية
بمجرد معرفة من سيلعب، فقد حان وقت اتخاذ القرار. في أي لحظات محددة في سير العمل عليك أن ترفع يدك وتطلب الموافقة. لا جدوى من مراجعة كل مهمة على حدة؛ فالأفضل وضع نقاط تفتيش واضحة.
إذا نظرت إلى دورة حياة المحتوى النموذجية، فسترى أن الموافقة عادةً ما تكون الأنسب في المرحلة النهائية من الإنشاء، عندما تكون قد حصلت بالفعل على نصوص وموارد بصرية ناضجة بما فيه الكفاية حتى يتمكن شخص ما من الحكم على الكل.
سيكون المسار الأساسي على النحو التالي: توليد الأفكار ← جدول زمني ← إنتاج مرئي ← كتابة ← تقديم مشترك للمراجعةكلما قمت بتجميع المحتوى في دفعات بشكل أفضل (على سبيل المثال، الشهر التالي بأكمله)، كلما كانت العملية أكثر كفاءة.
من الضروري أن يكون لديك فهم واضح للغاية للمدة التي يستغرقها فريقك من الإحاطة الأولية وحتى تجهيز المنشورات للموافقة. وهذا يسمح لك بـ... حدد مواعيد نهائية واقعية للمراجعين وتجنب الاختناقات التي قد تعرض الجدول الزمني للخطر.
علاوة على ذلك، تمنحك خريطة الجدول الزمني هذه نظرة صادقة على قدرة فريقك: بدءًا من عدد العملاء أو خطوط الأعمال التي تحتاج إلى تعزيزات من أجلها، ومتى. من المفيد إشراك أشخاص أو أدوات جديدة إلى النظام.
3. حدد مواعيد نهائية واضحة للمراجعة (وتأكد من الالتزام بها)
عملية الموافقة التي لا تحدد جداول زمنية تصبح في نهاية المطاف... مطهر المسودات الأبديةلكي يتم إصدار المحتوى في الوقت المحدد، يجب إبلاغ فترات المراجعة بشكل جيد للغاية واحترامها.
من الممارسات الشائعة إعطاء، على سبيل المثال، شنومكس-شنومكس ساعات حتى يتمكن العملاء أو المدراء من مراجعة المحتوى فور استلامه. وفي حال عدم الرد خلال المدة المتفق عليها، يمكنك وضع قواعد مثل الموافقة التلقائية أو إعادة جدولة المحتوى.
يكمن الحل في أن يفهم الجميع عواقب التأخير: حذف المنشورات، وتعثر الحملات، وتراجع النتائج. إن الحديث عن ذلك بشكل مباشر يساعد المراجعين. التزم بالمواعيد النهائية بجدية ولا تنظر إليه على أنه "شيء ثانوي".
في العمليات الداخلية، من المفيد أيضاً قياس المدة التي تستغرقها كل مرحلة: الإنشاء، المراجعة الأولى، التعديلات، المراجعة الثانية... بهذه الطريقة يمكنك اكتشاف حيث تتعثر عملية سير العمل لديك بشدة (هل هو تصميم؟ هل هو قانوني؟ هل هي مسؤولية العميل؟)
بالنسبة للمحتوى شديد الحساسية للوقت (الأخبار العاجلة، والاتجاهات، والتواصل في الأزمات)، من المفيد امتلاك دائرة الموافقة السريعة بوجود صانع قرار واحد أو اثنين وفي أطر زمنية أقصر بكثير.
4. اختر أداة الموافقة المناسبة
إن محاولة إدارة الموافقة على المحتوى بالاعتماد فقط على رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات والمحادثات المتفرقة هي وصفة لفقدان النسخ، وتداخل التعليقات، و انشر شيئًا لم يوافق عليه أحد بالفعلهنا تُحدث الأدوات المتخصصة تغييراً جذرياً في اللعبة.
تتوفر اليوم العديد من منصات إدارة وسائل التواصل الاجتماعي التي تدمج التخطيط والإنشاء والتعاون والموافقة في بيئة واحدة، مع صلاحيات قائمة على الأدوار، وتعليقات سياقية، وتحديثات الحالة لكل منشور، و جدولة تلقائية بعد الموافقة.
لقد طورت أدوات مثل Sked Social و Metricool و ZoomSphere و Fanpage Karma و Buzzmonitor عمليات موافقة متقدمة إلى حد ما، مصممة خصيصًا للوكالات وفرق وسائل التواصل الاجتماعي الداخلية والعلامات التجارية التي تضم العديد من المتعاونين.
تهدف هذه الحلول إلى تحريرك من عناء التعامل مع برامج إكسل، وواتساب، وجوجل دوكس، والاجتماعات التي لا تنتهي. بدلاً من ذلك، يقوم الجميع بتسجيل الدخول إلى تقويم واحد ولوحة مركزيةحيث يمكنك الاطلاع على ما تمت الموافقة عليه، وما هو قيد الانتظار، ومن عليه مراجعته، وما هي التعليقات التي تم تركها.
في كثير من الحالات، يمكنك أيضًا دعوة مراجعين خارجيين (عملاء، مديرين من أقسام أخرى) دون الحاجة إلى منحهم حق الوصول الكامل إلى الحساب أو مشاركة كلمات مرور وسائل التواصل الاجتماعي، وبالتالي تجنب المخاطر الأمنية ومشاكل التصاريح.
5. مراجعة وتعديل سير العمل مع نمو الفريق
لا يُعدّ نظام الموافقة شيئًا تصممه مرة واحدة وتتركه كما هو. فمع تطور أعمالك، وقاعدة عملائك، أو فريقك الداخلي، تتطور أنظمة الموافقة لديك أيضًا. احتياجات التحكم، والاختناقات، ونقاط الاحتكاك.
لذلك يُنصح بإجراء مراجعة موجزة للعملية، على الأقل كل ثلاثة أشهر، بمشاركة جميع المعنيين: ما هي الأجزاء التي تعمل بشكل جيد، وأين تتعثر الأمور، وما هي المهام التي يمكن أتمتتها، و ما هي الأدوار التي ستحتاج إلى إعادة تعريف؟.
في بعض الأحيان، يكون التعديل بسيطًا مثل إضافة شخص آخر في قسم التصميم، أو إعادة توزيع صلاحيات الموافقة على المحتوى، أو الحد من عدد الأقسام التي تراجع المحتوى الذي لا يؤثر عليها كثيرًا في الواقع.
الأهم هو الحفاظ على موقف مرن وفهم أن سير عمل الموافقة هو أداة لـ انشر محتوى أفضل وأسرعليست بيروقراطية مقدسة لا يمكن المساس بها.
إذا كنت تعمل مع عملاء، فمن المفيد جدًا أيضًا أن تسألهم بشكل استباقي عما إذا كانوا يجدون النظام الحالي مريحًا، وما الذي يزعجهم، وما الذي من شأنه تحسين تجربتهم. هذه المحادثات، عند إجرائها بشكل جيد، إنهم يعززون العلاقة طويلة الأمد كما أنها تساعدك على ترسيخ مكانتك كشريك استراتيجي، وليس فقط كـ "الشخص الذي يدير وسائل التواصل الاجتماعي".
الفوائد الحقيقية لسير عمل الموافقة الجيد
إلى جانب المظهر "المنظم"، فإن سير العمل المصمم جيدًا للموافقات له تأثير مباشر على النتائج والتكاليف والجودة الإبداعية وعلاقة العملاءالأمر لا يتعلق فقط بتجنب الأخطاء: بل يتعلق بالعمل بشكل أفضل وبجهد أقل.
إحدى الفوائد العظيمة هي نشر المحتوى. وفقا للجدول الزمني المقررشيء يبدو بسيطاً ولكنه يصبح شبه مستحيل في العديد من الفرق بسبب المراجعات التي لا تنتهي والتغييرات في اللحظة الأخيرة.
وثمة تأثير قوي آخر على التعاون: فعندما يكون دور كل فرد واضحاً، ويكون نظام التغذية الراجعة منظماً، فإن جزءاً كبيراً من التوتر والضوضاء الداخلية والتي عادة ما تصاحب إنتاج الحملات.
ولعلّ الأمر الأكثر استهانةً هو: أن هيكل الموافقة الجيد يُحسّن بشكل كبير جودة الاتصالاتتقليل الإشعارات غير الضرورية، وتقليل سلاسل الرسائل الطويلة، وتقليل الالتباس حول الإصدارات. كل ذلك يوفر الوقت والجهد للتفكير بشكل أفضل في المحتوى.
مع ازدياد عدد العملاء أو خطوط الأعمال، تتضاعف هذه الفوائد: فبدون سير عمل متين، ينشغل الفريق بالمهام الصغيرة وتصبح وسائل التواصل الاجتماعي عبئًا. مصدر مستمر للتوتر بدلاً من قناة استراتيجية.
كيفية تبسيط عمليات الموافقة باستخدام مجموعات الإعداد والتقويمات المرئية
تُعدّ مرحلة بدء العمل مع عميل جديد أو فريق داخلي جديد من أهمّ المراحل لضمان نجاح عملية الموافقة. فإذا لم تُحدّد العملية بوضوح منذ البداية، ستظهر المشاكل لاحقاً. سوء الفهم، وخيبات الأمل، والصراعات حول من يقرر ماذا.
لذلك، فإن إنشاء نظام جيد للتأهيل والعمل مع التقاويم المرئية المشتركة هما تكتيكان قويان للغاية لضمان سير الموافقات بسلاسة من اليوم الأول، دون الحاجة إلى "إطفاء الحرائق" كل شهر.
1. أنشئ مجموعة أدوات تعريفية تشرح العملية
يساعد إعداد ملف ترحيبي أو ملف تعريفي لكل عميل جديد أو قسم داخلي على توحيد التوقعات منذ البداية. يجب أن توضح هذه الوثيقة بوضوح واضح وسهل الفهم وخالٍ من المصطلحات التقنية كيف ستعملون معاً؟
من المستحسن تضمين تعريف موجز بالفريق، وتوضيح مهام كل فرد، وكيفية تواصل كل شخص، وما يمكن أن يتوقعه العميل من حيث أوقات الاستجابة، وتواتر التقارير، و نطاق خدمة الشبكة.
من المستحسن أيضاً توضيح الخطط العامة والجداول الزمنية: عدد المنشورات الشهرية، والشبكات المشاركة، وكيفية تنظيم الحملات، وبأي وسيلة سيتم عرض جداول المحتوى بوتيرة.
إذا كنت تستخدم أداة تعاونية (مثل Sked Social أو ما شابهها)، فاستفد من المجموعة لتعليم المستخدمين كيفية تسجيل الدخول، وما يمكن لكل مستخدم رؤيته، وأين تتم الموافقة على المنشورات، وكيفية ترك التعليقات دون الحاجة إلى... التيه بين القوائم والإشعارات.
وأخيرًا، من المهم توثيق عملية الموافقة بمخطط مرئي صغير: الخطوات، والأطر الزمنية القياسية، وأدوار كل طرف، وتأثير التأخيرات، والقواعد الأساسية (على سبيل المثال، بحد أقصى جولتين من التغييرات المنظمة).
2. استخدم تقويم محتوى مرئي مشترك
إدارة التواريخ والحملات والتنسيقات بدون عرض تقويمي تُؤدي إلى الفوضى. يُمكّنك المخطط المرئي من معرفة ما هو مُدرج في كل يوم، والحملات المُتداخلة، و... حيث توجد فجوات أو تشبع.
تتضمن العديد من أدوات التواصل الاجتماعي تقويمًا يعمل بتقنية السحب والإفلات، حيث يمكنك سحب المنشورات وتغيير الجداول الزمنية وإضافة علامات لكل حملة، و تخيل التصاميم الإبداعية واكتب النصوص معًاوهذا يجعل عملية المراجعة أكثر سهولة وبديهية لأي مراجع.
عندما يرى العملاء أو المديرون المحتوى بتنسيق مطابق تقريبًا لكيفية ظهوره في موجز الأخبار، يصبح من الأسهل عليهم تقديم ملاحظات مفيدة: فهم يعلقون على تسلسل المنشورات، والتوازن بين المواد الترويجية والمواد ذات القيمة، أو التناسق البصري.
علاوة على ذلك، فإن منح حق الوصول المتحكم به إلى هذا الجدول الزمني للمراجعين الخارجيين يسمح لهم بمتابعة التقدم في الوقت الفعلي دون الحاجة إلى وجودك. إعادة توجيه لقطات الشاشة أو عروض الباوربوينت كل اثنين لثلاثة.
باستخدام هذا النوع من الأنظمة، يمكنك حتى جدولة المحتوى في حالة "بانتظار الموافقة" وجعل الأداة تقوم بتشغيله تلقائيًا بمجرد حصولها على الموافقة، وإغلاقه. دورة كاملة من الفكرة إلى النشر.
3. حدد بوضوح عدد المراجعات
من أكبر مضيعات الوقت في أي عملية موافقة هي المراجعات التي لا تنتهي: ذهابًا وإيابًا بلا نهاية، وتغييرات طفيفة بسبب الذوق الشخصي، و رسائل متناقضة بين العديد من المراجعين.
يتضمن الحل تحديد عدد جولات التغيير المقبولة لكل جزء أو مجموعة من المحتوى مسبقًا. على سبيل المثال: مراجعة أولية لإجراء تعديلات جوهرية (الرسالة، والنهج، والملاءمة الاستراتيجية) و جولة ثانية لصقل التفاصيل والإغلاق.
عندما يعلم الجميع أن عدد المراجعات محدود، فإنهم يميلون إلى تركيز تعليقاتهم بشكل أفضل: فهم يبذلون جهداً أكبر في التفكير بعناية فيما يريدون تغييره و تجنب إرسال اقتراحات عشوائية كل دقيقتين.
علاوة على ذلك، فإن توضيح أن أي تعديلات إضافية خارج تلك الجولات قد تنطوي على تغييرات في الجداول الزمنية أو التكاليف يساعد على ضمان احترام العملية و لا تدعها تتحول إلى منخل للأهواء.
4. أتمتة المهام المتكررة وتخصيص التركيز للمهام الإبداعية
ليس من المنطقي أن يقضي مدير وسائل التواصل الاجتماعي ذو الخبرة وقته في متابعة الموافقات أو تحديث الحالات يدويًا في جدول بيانات. أي شيء آخر... التذكيرات، وتغييرات الحالة، والإشعارات، والجداول الزمنية ينبغي أن تكون العملية مؤتمتة قدر الإمكان.
تتيح أدوات إدارة وسائل التواصل الاجتماعي الحديثة سير عمل آلي: فعندما ينتهي منشئ المحتوى من نشر منشور، تتغير الحالة إلى "جاهز للمراجعة" ويتلقى المراجع إشعارًا؛ وعندما يوافق المراجع، ينتقل المحتوى تلقائيًا إلى تمت الموافقة على نشره، ومن المقرر نشره..
من الممكن أيضًا وضع قواعد بحيث تتم الموافقة تلقائيًا على أنواع معينة من المحتوى (على سبيل المثال، المنشورات المعلوماتية المتكررة والخالية من المخاطر) إذا لم يعلق أحد خلال الإطار الزمني المحدد، مما يقلل من حجم المهام اليدوية.
من خلال أتمتة هذه الأجزاء، يمكنك توفير الوقت لما يتطلب حقًا خبرة بشرية: إيجاد أفكار جديدة، وتحليل بيانات الأداء، وإجراء التحسينات. الجودة الإبداعية والاستراتيجية.
علاوة على ذلك، فإن دمج مكون إعداد التقارير في نفس النظام (التقارير الأسبوعية أو الشهرية التلقائية) يسمح للجميع برؤية ما إذا كان سير العمل يعمل: كم من الوقت تستغرق كل مرحلة، وكم عدد جولات المراجعة التي يتم إجراؤها في المتوسط، أو أي الحملات تتعثر أكثر من غيرها.
أمثلة على إجراءات الموافقة والأدوات التي تعالج هذا الأمر بالفعل
لوضع كل هذا في سياقه الصحيح، يجدر بنا إلقاء نظرة على كيفية تعامل الأدوات المختلفة المتوفرة في السوق مع عملية الموافقة على المحتوى. لا يتعلق الأمر هنا بالإعلان، بل بالفهم. نماذج التدفق التي تم اختبارها بالفعل ويمكنك تكرار ذلك حتى بدون تلك المنصات.
تعتمد بعض الحلول على هيكل أدوار محدد جيدًا، بينما تعتمد حلول أخرى على لوحات المهام، وتعتمد حلول أخرى على تقاويم موحدة حيث يعمل الجميع من نفس المنظور. وما يجمعها جميعًا هو فكرة مركزية المحتوى والتعليقات وحالة الموافقة.
قامت شركات تتراوح بين المنصات العالمية والأدوات الموجهة للوكالات بتطبيق ميزات مثل حالات المنشورات (معلقة، مقبولة، مرفوضة)، وأدوار العملاء، ومراجعات البريد الإلكتروني بدون تسجيل، و الموافقات الجماعية لتوفير الوقت.
في جميع الحالات، يكون النمط متشابهاً: فالرحلة الفوضوية المتمثلة في "سأرسل لك النص عبر سلاك، والتصميم عبر البريد الإلكتروني، والتقويم في إكسل" تُستبدل بعملية يكون فيها كل منشور موجوداً في مكان واحد، مع تاريخه ومرفقاته، و تم فرز جميع التعليقات.
الأمر المثير للاهتمام ليس نوع الأداة بحد ذاته، بل النهج المتبع: الرهان على نظام تكون فيه القرارات واضحة، والمسؤولون عنها محددون، ويتم الالتزام بالمواعيد النهائية بشكل شبه تلقائي، لأن يدفع البرنامج نفسه التدفق إلى الأمام.
في نهاية المطاف، ما يُحدث الفرق بين فريق يُعاني من صعوبة الحصول على الموافقات وفريق يُسيطر عليها ليس الموهبة الإبداعية (مع أنها مهمة، لكنها ليست كل شيء)، بل مزيج من الهيكلية، والقواعد الذكية، والأدوات المُستغلة جيدًا مما يجعل التعاون سلساً وقابلاً للإدارة.
