لم يعد العمل مع المستندات السحابية أمراً مستبعداً هذه الأيام، بل على العكس تماماً. ومن بين الخيارات العديدة المتاحة، تُعدّ مستندات جوجل واحدة من أكثرها استخداماً . هل أنت على دراية بمستندات جوجل؟
إذا كنت لا تعرف ما هو عليه ، أو لم تستخدمه بعد بأقصى طاقته ، فسنساعدك على القيام بذلك واكتشاف إحدى الأدوات التي يجب استخدامها ، خاصة إذا كنت ممن يسافرون كثيرًا أو تغيير أجهزة الكمبيوتر ويتم تحميله دائمًا بأقراص pendrives و dvd و cds والأقراص الخارجية.
ما هي مستندات جوجل ، مستندات جوجل
جوجل دوكس، المعروف أيضًا باسم مستندات جوجل، هو في الواقع أداة متعددة المنصات ؛ مورد تقدمه جوجل ويمكن استخدامه على أجهزة الكمبيوتر والأجهزة اللوحية والهواتف الذكية وغيرها. صُمم هذا البرنامج بحيث لا تضطر إلى حمل مجموعة من المستندات على محركات أقراص USB أو محركات أقراص صلبة خارجية وما شابه؛ فبدلاً من ذلك، يتم تخزينها في السحابة. ولكن يمكن أيضًا تنزيلها بسهولة.
هذه الأداة متوافقة تمامًا مع أنواع مختلفة من الملفات ، سواء كانت مستندات نصية أو شرائح أو جداول بيانات ... في الواقع ، البرامج التي ستستخدمها هي "نسخ" من مجموعة Office. وأفضل ما في الأمر أنهم أحرار. وبالتالي ، سيكون لديك Excel و Word و PowerPoint في إصدار مجاني (وستتمكن من فتح المستندات التي قمت بإنشائها مع تلك البرامج الأخرى (والعديد من التنسيقات الأخرى) باستخدام هذه البرامج.
لماذا يعمل مُحرر مستندات Google لي؟
تخيل أن عليك الذهاب في رحلة عمل. من الممكن أن تأخذ جميع المستندات التي تحتاجها ، ولكن ماذا لو نسيت واحدة ولم يكن لديك من يرسلها إليك؟ عندها ستكون في ورطة. من ناحية أخرى ، من خلال وجود المستندات في السحابة التي تعرفها ، سواء على هاتفك المحمول أو الجهاز اللوحي أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، ستتمكن من الوصول إليها وتنزيلها وطباعتها وما إلى ذلك. بدون اي مشكلة.
ليس هذا فحسب، بل تتمتع مستندات جوجل أيضًا بميزة لن تجدها في غيرها : وهي قدرة عدة أشخاص على إجراء تغييرات في وقت واحد وفي الوقت الفعلي، مما يجعلها أداة مثالية لمجموعات العمل أو الفرق.
إلى هذا يجب أن يضاف أنه يحتوي على كل من التعليقات (لإضافتها وقراءتها) والدردشة ، للتحدث مع هذا الشخص دون الحاجة إلى الاعتماد على هاتف أو محادثة أخرى خارج هذه الأداة (لذلك كل شيء يتركز في مكان واحد).
يحدث الشيء نفسه مع التحرير ، حيث سيكون لديك خيار التحرير ، ولكن أيضًا لاقتراح ومحاكاة وظيفة التحكم في التغييرات في Word ، بحيث ترى التغييرات وخيار الموافقة عليها أو حذفها ، قبل تشكل جزءًا من تلك الوثيقة النهائية.
وإذا كنت تعتقد أن استخدام مستندات جوجل سيكون أكثر تعقيدًا لاعتمادك على الإنترنت، فلا تقلق، فالأمر ليس كذلك. يمكنك استخدامه حتى بدون اتصال بالإنترنت، فكل ما عليك فعله هو إضافة إضافة "مستندات جوجل بدون اتصال" إلى متصفح كروم وتفعيل خيار "بدون اتصال" في إعدادات مستندات جوجل. بهذه الطريقة، لن تحتاج إلى الإنترنت، وسيتم تحميل جميع مستنداتك تلقائيًا دون أي عناء.
كيفية استخدام محرر مستندات جوجل
إذا كنت مهتمًا بمُحرر مستندات Google بعد ما رأيته ، فيجب أن تعلم أن كل ما تحتاجه هو أن يكون لديك حساب Google لاستخدام هذه الأداة. بمجرد وصولك إلى بريدك الإلكتروني ، أو حتى من صفحة Google الرئيسية ، سيمنحك خيار تسجيل الدخول. إذا قمت بذلك ، فسترى أنه سيضع شعارًا مع صورة gmail الخاص بك.
بعد ذلك، انقر على المربع ذي النقاط التسع أعلى الشاشة. ستجد هناك العديد من تطبيقات جوجل ، بما في ذلك مستندات جوجل. ما عليك سوى النقر على "مستندات" وستكون جاهزًا.
كن حذرًا ، إذا لم تتمكن من العثور عليها ، فانقر فوق الزر "المزيد من Google" وسيتم إدراج جميع الأدوات ، على الرغم من أنها تظهر عادةً من بين الأدوات الأولى لأنها شائعة الاستخدام.
بمجرد تسجيل الدخول ، سيكون لديك الصف الأول الذي سيظهر فيه بدء مستند جديد. هناك سوف يعطونك بعض القوالب مثل السير الذاتية ، والرسائل ، ومقترحات المشاريع ، والكتيبات ، والتقارير ... ولكن أيضًا إمكانية إنشاء مستند فارغ.
إذا نظرت إلى معرض النماذج ، فعند النقر فوقه ، ستصل إلى القائمة المحددة للقوالب الموجودة ، في حال احتجت إليها.
إذا أعطيت الأشرطة الأفقية (الزاوية العلوية اليسرى ، قبل الشعار وكلمة المستندات) ، فسترى أن أنواع المستندات التي يمكنك فتحها متنوعة: المستندات (كلمة ، نص) وجداول بيانات وعروض تقديمية ونماذج.
وهل يمكنك استيراد المستندات أو إنشاء المستندات التي تم إنشاؤها هناك فقط؟
إذا كانت لديك مستندات مُنشأة مسبقًا وتحتاج إليها في هذه الأداة، فلا تقلق، فلن تواجه أي مشكلة في ذلك . كل ما عليك فعله هو استيرادها. كيف؟ سنشرح لك الخطوات:
انظر إلى شاشتك. حدد موقع علامة "زائد" في الزاوية اليمنى السفلية. من المحتمل ألا يظهر على الشاشة ، لذا فإن الحيلة هي تحريك الماوس لأعلى ولأسفل باستخدام العجلة بحيث تتغير الشاشة ثم تظهر. عندما تضغط ، سيسمح لك بتحميل المستند الذي تريده من جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، pendrive ، القرص الخارجي ... وفي غضون دقائق ستتمكن من العمل معه.
وإذا كنت مهتمًا بالتنسيق ، فلن تواجه مشكلة في معظم الحالات ، وستظل كما هي التي أنشأتها خارج الأداة ؛ الشيء الوحيد الذي قد يتغير هو الخط ، ولكن يجب الاحتفاظ بالتنسيق نفسه.
كيفية مشاركة وثيقة مع جوجل دوكس
لقد أوضحنا سابقًا أن إحدى مزايا مستندات جوجل هي إمكانية التعاون في مستند واحد مع عدة أشخاص. ولكن للقيام بذلك، عليك أولًا مشاركة المستند. نعم، الأمر سهل تمامًا كباقي الميزات.
للقيام بذلك ، عليك النقر فوق الزر الموجود على اليمين (باستخدام الماوس الموجود فوق مستند Google) والنقر للمشاركة. ستحصل على شاشة صغيرة تقول "شارك مع الآخرين". هنا لديك خياران:
- احصل على الرابط لمشاركة المستند.
- أضف أشخاصًا للقيام بذلك. للقيام بذلك ، من الأفضل استخدام رسائل البريد الإلكتروني (ولكن ضع في اعتبارك أنها يجب أن تكون من Google).
في حالة إضافة أشخاص ، فإنه يسمح لك بمنحهم حق الوصول للتعديل أو التعليق أو مجرد المشاهدة.