يعد Microsoft Word أحد الأدوات الأكثر استخدامًا على أجهزة الكمبيوتر لأنه ليس مفيدًا فقط لكتابة المستندات، بل يمكن استخدامه أيضًا لإنشاء العديد من الأشياء الأخرى، مثل ملفات PDF. ومع ذلك، فإن أحد استخداماته الأخرى هي القدرة على إنشاء المخططات التنظيمية بسهولة.
هذه المخططات تسمح لك تمثل هيكل الشركة أو التسلسل الهرمي داخل المشروع أو أي احتياج أن لديك علاقة قوة أو تبعية تنشأ بين عدة مستويات. ولكن كيف تفعل ذلك؟ سنشرح لك ذلك خطوة بخطوة حتى لا تواجه أي مشاكل (مع الأخذ في الاعتبار أن كل إصدار من Word قد يكون له اختلافات).
ما هو المخطط التنظيمي وما هي فائدته؟
قبل أن نقدم لك التعليمات حول كيفية إنشاء مخطط تنظيمي في Word، عليك أن تفهم ما هو المخطط التنظيمي. هذا هو التمثيل المرئي للهيكل التنظيمي أو الهرمي لمجموعة أو شركة أو مشروع وما إلى ذلك.
على سبيل المثال، تخيل فصلًا دراسيًا. تتكون هذه المجموعة من الأطفال، ولكن هناك واحد يشغل منصب ممثل الفصل، وآخر يشغل منصب ممثل فرعي.
من المفترض أن يعكس المخطط التنظيمي المندوب في المستوى الأول. سيكون المندوب الفرعي في المستوى الثاني وسينتقل جميع الطلاب الآخرين إلى المستوى الثالث والأخير.
تتعدد استخدامات المخطط التنظيمي، على الرغم من أن الاستخدام الرئيسي يرتبط عادةً بتمثيل التسلسل الهرمي للشركة. ومع ذلك، يمكن أن ينعكس نفس الشيء أيضًا في فريق العمل، أو المشروع، وما إلى ذلك.
كيفية إنشاء المخططات التنظيمية في Word خطوة بخطوة
إذا كان لديك برنامج Word، فمن المحتمل أنك تعرف كيفية استخدامه. ومع ذلك، ربما لم تفكر أبدًا في القدرة على إنشاء المخططات التنظيمية. إذا كان الأمر كذلك، فبمجرد فتح البرنامج باستخدام مستند جديد، يتعين عليك نقل المؤشر إلى علامة التبويب "إدراج" التي تجدها في شريط الأدوات. ستلاحظ أن القائمة تفتح ويجب عليك البحث هناك انقر على "SmartArt". ستتيح لك هذه الأداة إدراج المخططات والرسوم البيانية التنظيمية.
في هذه علامة التبويب، سترى أيضًا فئة "التسلسل الهرمي"، والتي تحدد متى تريد إنشاء مخطط مرتبط بترتيب القوة أو الوظائف. يتعين عليك اختيار التصميم الذي يناسبك بشكل أفضل، وبمجرد حصولك عليه، انقر فوق قبول.
سيكون لديك الآن مخطط تنظيمي، لكنه ليس مكتملًا بعد. للقيام بذلك، سوف تحتاج إلى إضافة العناصر وتحريرها. أي إضافة مستويات أو مربعات أكثر في المستويات المختلفة.
إذا كنت تريد تحرير العناصر الموجودة، فما عليك سوى النقر فوق كل عنصر وإدخال المعلومات التي تريد إضافتها. ومع ذلك، إذا كنت تريد إضافة المزيد من المستويات، فمن الأفضل تحديد مربع والانتقال إلى خيارات التصميم ضمن أدوات SmartArt. سيكون لديك هنا شكل الإضافة، والذي يضيف إطارات جديدة؛ الصعود أو النزول، لتغيير هذا الإطار إلى مستوى أعلى أو أدنى؛ والتصميم، الذي يعدل الهيكل العام للمخطط التنظيمي.
أخيرًا، لديك علامة التبويب "التنسيق"، والتي ستسمح لك بـ تغيير الألوان والحدود وأنماط المربعات. سيمنحك هذا مساحة كبيرة للمناورة لأنك تستطيع جعل الأمر أكثر وضوحًا بحيث يمكنك، في لمحة واحدة، فهم ترتيب الأشخاص الذين يشكلون المشروع الذي تعمل عليه. فقط كن حذرًا حتى لا تفرط في تحميل النص أو تستخدم ألوانًا قوية، لأن هذا قد يجعل قراءته أمرًا صعبًا أو، عند طباعته، يتسبب في عدم الحصول على النتيجة التي تتوقعها. بمجرد الانتهاء، كل ما عليك فعله هو حفظ المستند.
نحن ننصحك احفظه بصيغة Word أو PDF أو صيغة مشابهة. بهذه الطريقة يمكنك الحصول على نسخة منها في حالة احتياجك إلى تعديلها دون الحاجة إلى القيام بذلك مرة أخرى.
قد يكون الأمر صعبًا بعض الشيء في البداية، خاصةً عند إضافة المستويات وجعل المربعات تبدو متشابهة. ولكن ضع في اعتبارك أنه يمكنك أيضًا استخدام اختصارات النسخ واللصق لتكرار الإطارات التي قمت بإنشائها بالفعل.
لماذا إنشاء المخططات التنظيمية في Word
الآن بعد أن تعرفت على الخطوات، حان الوقت للتمرين حتى تحصل على النتيجة التي تريدها. ومع ذلك، فمن المؤكد أنك رأيت أن هناك تطبيقات وأدوات أخرى تصنع هذه المخططات التنظيمية، مثل حافظة كانفا، على سبيل المثال. إذن لماذا تختار Word بدلاً من أداة أكثر تركيزًا على التصميم؟
إحدى المزايا الرئيسية لاستخدام Word بدلاً من أداة أخرى هي إمكانية الوصول إليه.. لدى العديد من الأشخاص إمكانية الوصول إلى Word ويعرفون كيفية استخدامه، لذا فإن تعلم كيفية إنشاء مخطط تنظيمي لن يكون صعبًا على الإطلاق.
ومع ذلك، فهذا أيضًا لأنه يمكنك تعديله وتحريره بسرعة، بالإضافة إلى دمجه في مستندات أخرى.
هل تجرؤ على إنشاء المخططات التنظيمية في Word؟