أتمتة تصميماتك: كيفية استخدام البيانات المتغيرة في InDesign. عندما يتعلق الأمر بتخصيص المستندات لمستلمين متعددين، يثبت Adobe InDesign أنه أداة قوية. فهو لا يسمح لك بتصميم قطع جذابة بصريًا فحسب، بل يسمح لك أيضًا بدمجها البيانات المتغيرة مثل الأسماء والعناوين والرموز البريدية وحتى الصور، مما يجعلها مثالية للمواد مثل النشرات أو الكتالوجات أو البطاقات أو الإيصالات الشخصية. توفر هذه الميزة الوقت وتقوم بأتمتة المهام المتكررة.
ومع ذلك، ليس كل المستخدمين على دراية بالإمكانات الكاملة لبرنامج InDesign عندما يتعلق الأمر بدمج البيانات. في هذه المقالة، سنستكشف بالتفصيل كيفية العمل مع البيانات المتغيرة خطوة بخطوة، والأدوات التي يجب استخدامها، وكيفية هيكلة ملفات المصدر، والاعتبارات التي يجب وضعها في الاعتبار لتجنب الأخطاء الشائعة. إذا كنت تريد إنشاء مستند مخصص لمئات المستلمين عن طريق تغيير بعض العناصر فقط، فهذا هو الحل المناسب لك!
ما هي البيانات المتغيرة في InDesign وما هي استخداماتها؟
وظيفة البيانات المتغيرة (المعروفة أيضًا باسم مجموعة البيانات) يسمح لبرنامج InDesign باستخدام قاعدة بيانات خارجية لملء الحقول في التخطيط تلقائيًا، مما يؤدي إلى إنشاء إصدارات متعددة من نفس الملف بمعلومات مختلفة.
تعتبر هذه الأداة مفيدة بشكل خاص للمهام مثل:
- رسائل البريد الإلكتروني الجماعية المخصصة
- تصميم الملصقات والباركود
- دعوات مع أسماء وتفاصيل فريدة
- كتالوجات بأسعار وصور متغيرة
من خلال الجمع بين البيانات، يمكن أتمتة العملية التي من شأنها أن تكون متكررة ويدوية. كل ما تحتاجه هو قالب مصمم جيدًا وقاعدة بيانات تحتوي على المعلومات المقابلة.
تحضير الملف الأساسي في InDesign
قبل استيراد أي بيانات، يجب عليك أولاً إعداد ملفك الرئيسي في InDesign. سيكون هذا الملف بمثابة القالب الذي سيتم تطبيق الاختلافات عليه. هذا هو المكان الذي يمكنك فيه تحديد النمط وتخطيط النص ومربعات الصور والخطوط والمزيد.
يجب تحديد مواقع جميع العناصر التي ستبقى ثابتة في كل صفحة من المستند مسبقًا وتحديد أسلوبها. يتضمن ذلك الشعارات والرؤوس والهوامش وألوان الشركة وما إلى ذلك. يجب ترك الحقول التي ستتغير من سجل إلى آخر فارغة أو كحاويات فقط.
تتضمن العناصر المتغيرة ما يلي:
- اسم ولقب
- العنوان الكامل
- الرمز البريدي
- صور مخصصة لكل متلقي
إنشاء قاعدة البيانات
بمجرد إعداد التخطيط الخاص بك في InDesign، ستحتاج إلى إعداد قاعدة بيانات بالمعلومات التي تريد إدراجها. يمكن إنشاء هذا الملف من Excel أو Google Sheets أو LibreOffice Calc.
التنسيق الصحيح للاستخدام في InDesign هو CSV (القيم المنفصلة بفاصلة). في هذا الملف يمثل كل عمود حقلًا (على سبيل المثال: الاسم، العنوان، الصورة)، ويمثل كل صف سجلاً أو فردًا مختلفًا.
إذا قمت بتضمين صور متغيرة، فمن الضروري استخدام عمود يحتوي على المسار الدقيق لكل ملف صورة والتي سيتم ربطها. على سبيل المثال: C:/folder/images/client1.jpg
تجنب استخدام الأحرف الخاصة أو علامات التلدة أو المسافات في أسماء الأعمدة، حيث يمكن أن تتسبب في حدوث تعارضات عند استيراد البيانات إلى InDesign.
استيراد لوحة مزج البيانات واستخدامها
بعد إنشاء ملف CSV وفتح المستند الأساسي، حان الوقت لربط الاثنين.
الوصول إلى لوحة مزج البيانات: من القائمة العلوية في InDesign، انتقل إلى النافذة > الأدوات المساعدة > دمج البيانات.
بمجرد فتح الملف، ستجد خيار تحديد ملف CSV في القائمة المنسدلة. عند القيام بذلك بشكل صحيح، ستلاحظ أن InDesign يكتشف جميع الحقول الموجودة في الملف ويدرجها على اليسار.
الآن عليك وضع هذه الحقول في تخطيطك:
- اسحب الحقل المطلوب إلى مربع النص المقابل
- ستظهر الحقول بين الرمزين <>، على سبيل المثال:
- بالنسبة للصور، اسحب الحقل إلى مربع الصورة وسترى خطًا متقطعًا يشير إلى أنه إطار متغير
كن حذرًا للغاية عند محاذاة الأنماط وتطبيقها على هذه الحقول.. على الرغم من أنها تبدو وكأنها علامات بسيطة، إلا أن المظهر النهائي سوف يعتمد على كيفية وضع كل مربع.
معاينة والتحقق من التصميم
قبل إطلاق عملية إنشاء المستندات بشكل جماعي، يسمح InDesign معاينة كيف سيبدو كل سجل تطبيق البيانات الحقيقية بشكل ديناميكي.
يظهر هذا الخيار ضمن لوحة مزج البيانات نفسها. يمكنك التنقل عبر السجلات للتأكد من وضع كل شيء بشكل صحيح وعدم وجود أخطاء في الأسلوب أو تجاوزات في النص أو صور لن يتم تحميلها.
إذا لاحظت أي خلل، فهذا هو الوقت المناسب لتصحيحه.، حيث أن القيام بذلك بعد إنشاء مئات المستندات قد يكون أكثر تعقيدًا.
إنشاء المستند المجمع
عندما يكون كل شيء جاهزًا، حان الوقت لإنتاج الوثيقة الكاملة. انقر على الأيقونة إنشاء مستند مدمج في أسفل اللوحة.
سيتم فتح نافذة حيث يمكنك ضبط الخيارات المهمة، مثل:
- تضمين جميع السجلات أو مجرد جزء منهم
- وضع سجلات متعددة على نفس الصفحة
- تكوين كيفية إدراج الصور
- حذف الأسطر الفارغة إذا كان الحقل فارغًا
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك التحقق من خيارات مثل:
- إنشاء تقرير نص الفائض إذا كان أي مجال لا يتناسب مع صندوقه
- تنبيهات للصور غير الموجودة أو طرق غير صحيحة
سيقوم InDesign بإنشاء مستند جديد يحتوي على عدد الصفحات يساوي عدد السجلات الموجودة في ملف CSV. على سبيل المثال، إذا كان هناك 6 سجلات، فستكون النتيجة عبارة عن ملف يحتوي على 6 صفحات، تحتوي كل منها على معلوماتها الشخصية.
بالنسبة لقواعد البيانات الكبيرة جدًا، مثل 1000 إدخال، يمكنك تقسيم الناتج إلى ملفات InDesign متعددة، مما يجعل إدارتها أسهل ويقلل حجم المستند.
المصدر: Adobe
نصائح إضافية وممارسات جيدة
بالإضافة إلى العملية الفنية بأكملها، هناك سلسلة من التوصيات التي ينبغي اتباعها:
- تحقق بعناية من مسارات الصورة. قد يؤدي الفشل إلى عدم تحميل الصفحة.
- اختبار مع عدد قليل من السجلات قبل القيام بتصدير بالجملة.. بهذه الطريقة يمكنك تحديد المشاكل دون إضاعة الوقت.
- لا تستخدم الحقول ذات الأسماء المكررة. تأكد من أن كل عمود لديه اسم فريد.
- احفظ إصدارات الملف قبل وبعد كل خطوة مهمة.
تعتبر هذه الطريقة مثالية أيضًا إذا كنت تقوم بإنشاء تصميمات تتطلب تضمين بيانات مختلفة لكل مستخدم مع الحفاظ على المظهر الجمالي المتسق.
إن إتقان البيانات المتغيرة في InDesign هي مهارة يمكنها أن توفر عليك ساعات من العمل. وتحسين الكفاءة بشكل كبير في مشاريع التصميم متعددة العملاء أو التحرير الشامل.
بمجرد تطبيق ذلك عمليًا للمرة الأولى، تصبح العملية أكثر طبيعية، ويمكنك حتى إنشاء قوالب قابلة لإعادة الاستخدام تتطلب فقط تحديث بيانات المصدر.